Assistant de direction bilingue h/f - CDD

Présentation de l'entreprise

Le groupe Sovitrat - société de travail temporaire, opère dans tous les secteurs tels que ceux de l'industrie, du tertiaire, de la pétrochimie, du transport/logistique, des télécoms ainsi que dans le secteur du BTP. Fort d'un réseau de plus de 55 agences couvrant l'ensemble du territoire, nous accompagnons nos clients et nos intérimaires dans la réussite de leurs projets. 

Descriptif du poste

Dans le cadre du remplacement d’un salarié actuellement en congé maternité, Keelings recrute un Assistante de direction en contrat à durée déterminée. La durée prévue du contrat est de 16 semaines. 

Profil recherché

Compétences et connaissances clés requises : 

• Solide expérience en tant qu'assistante de direction du directeur d'une unité commerciale dans une entreprise en évolution rapide, de préférence dans le secteur de la vente au détail ou des produits de grande consommation 
• Expérience de la gestion complexe d'agendas, organisation de voyages fréquents avec des priorités conflictuelles de manière rentable 
• Compétences éprouvées en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral, en français et en anglais 
• Excellentes compétences MS Office, en particulier Outlook et y compris Word, Excel, PowerPoint au niveau intermédiaire/avancé et les technologies Web 
• Capacité à travailler de sa propre initiative et en équipe 
• Solides compétences interpersonnelles et relationnelles 
• Attitude et approche proactives 
• Discrétion et fiabilité, car au courant des informations confidentielles 
• Dynamisme, résilience, énergie ainsi qu’une capacité à s'adapter rapidement aux changements de priorité 
• Capacité éprouvée à livrer à temps avec des délais serrés 
• Compétences en planification et organisation 
• Être capable de fournir un travail de qualité précis et concis dans une limite de temps imparti. 

Responsabilités

• Responsable de l'organisation et de la coordination des arrangements de voyage et d'hébergement aux meilleurs tarifs pour les équipes de  en fournissant des itinéraires clairs et documentés distribués dans les temps. 
• S'assurer que toutes les dépenses de l'équipe sont traitées à temps et avec précision conformément à nos systèmes, politiques et procédures en vigueur. 
• Jouer un rôle déterminant et responsable dans la prise en charge de la gestion complexe d'un agenda
• Être responsable de l’organisation des réunions, des rendez-vous et des conférences.
• Responsable de la gestion des e-mails en soutien au directeur de l'unité commerciale avec la hiérarchisation des e-mails en répondant de manière proactive aux demandes des différentes parties prenantes tout en communiquant les priorités. 
• Maintenir la gestion des fournitures de bureau et des installations, y compris la commande de fournitures de bureau, et autres consommables pour les équipes du Bureau. 

Compétence(s) essentielle(s)

• effectuer des tâches administratives
• parler plusieurs langues
• travailler dans un environnement international
• gérer des agendas
• respecter la confidentialité

Éléments complémentaires

• Préparer l’ensemble des informations et documents nécessaires au bon déroulement des réunions internes et externes, ainsi que les prises de notes inhérentes à celles-ci. 
• Travailler avec le/la Responsable des ressources humaines 
• Travailler avec le département de Santé et Sécurité du groupe
• Support général de l'équipe.
• Les entretiens se dérouleront en langue anglaise.